【實用祕技】溝通祕技》會說話又會聽話，節省時間不加班

整理 / 廖婉芸 文章來源《經理人月刊》7月號 說話的技巧很重要，懂得聆聽更重要。日本作家松本幸夫提出了2個表達技巧與5種聆聽方法，工作者如果能善用這7個溝通技巧，將能達到有效溝通的效果，為自己爭取更多自由運用的時間，減少因為溝通不良，造成時間浪費而必須加班的可能。

2個表達技巧，給人好印象

先從「加料」的句子切入，緩和說話的氣氛，讓人留下好印象；然後搭配「SD說話法」——先說結論，再說細節，這樣一來，就能節省時間。

1.多說一句「加料」的話，體貼說話對象：與人溝通時，如果只求「不傷及彼此的關係」，這樣還不夠，還得進一步學習如何讓對方對自己留下良好深刻的印象。要做到這點，只要多加一句體貼對方的話，或是簡單扼要地說明內容，就能給人截然不同的感覺。

例如，打電話時，一開始就先詢問對方： 「您現在方便講話嗎？」 「張經理，您有時間借一步說話嗎？」 「現在打電話給您，會打擾到您工作嗎？」或是，要引發對方談話的興趣與意願，可先說上一句： 「請聽我說幾句話。好消息喔！」 「經理，好事一樁，想不想知道？」 「有件事如果您知道了，八成會想給我點獎勵！」 「就跟昨天那場球賽一樣，局勢大逆轉啦！」

2.「SD說話法」，從結論說起：S（summary）指的是「概要、結論、整體」，D（detail）指的是「細節」，SD說話法意指，先清楚表明報告的重點，從結論一句話簡單扼要說起，接下來再交代細節。

向主管報告或交辦事情給部屬時，將心比心、體諒對方跟你一樣忙，甚至比你忙碌。所以，說話時務必掌握重點，不論是報告或聯絡任何事項，請務必以「結論一句話」解決。例如： 「A公司這次的案子已經確定暫緩。」 「7月20日以前交貨30台的案子，我已經完成了。」 「經理，下星期三下午3點，您可以陪我一起去拜訪B公司嗎？」

5種聆聽方法，當個好聽眾

大多數人喜歡「說」多於「聽」，不過「聽」其實比「說」更難。要當個好聽眾，有5種方法：

1.不時地注視對方：當對方說到重點時，不妨專注看著對方，但並非緊盯不放，而是藉此讓對方知道「我對你和你說話的內容感到興趣，我正在認真聆聽」。

2.提出簡單的疑問：如果只是講者單方面滔滔不絕，反而可能會讓講者搞不清楚你究竟有沒有聽清楚，在意起你的想法或意見。因此，當你與對方眼神交會時，不妨順勢提出一、兩個問題，以表示你正在聆聽，而且聽到話裡的重點。你的提問最好是「沒仔細聽就無法提問」的問題，問句也務必簡單明瞭。例如： 「如果是兩個人，而不是一個人呢？」 「當時如果你選擇不同的設計風格，這個案子很可能就是你的，對嗎？」 類似這樣「如果/假使（ask if）」的疑問句，通常都能很有效地表達「我正在聽」的善意。此外，你也可以藉由幾個句子，帶動對方說話的氣氛，例如： 「然後呢？」 「有意思，那後來呢？」 要注意的是，一個好的聆聽者永遠會讓對方做「主角」，自己永遠是帶動話題的「配角」。

3.表現你正專心聆聽的態度：講者在說話時，聆聽的一方無論是把身體稍稍向前傾、往前挪，或是適時地點頭、回應，都能充分表現出正在專心聆聽的態度。要留意的是，這些肢體語言千萬別使用過度，那可是會適得其反的。

4.適時的抑揚頓挫：聽人說話時，不只適時地回應是必要的，你的回應也必須有些「抑揚頓挫」，如此對方才會更願意跟你說話。例如： 「哇，真厲害！」 「真的嗎？有這種事？」 「了不起，您真有一套！」 適時加入類似的句子，對方一定會話匣子大開，說得更開心。當然，你得真的用對地方，否則同樣也會適得其反。如果次數過多，會顯得黔驢技窮，找不到其他變化；或是對方很可能會感覺你在唬弄他。因此，通常一次對話當中，頂多使用一、兩次即可，千萬不可一用再用。

5.表達感恩的心情：說法有很多，重點是務必清楚地說出口。例如： 「與君一席話，勝讀十年書！」 「謝謝你，讓我學到不少。」 「學到這麼寶貴的經驗，真的很感謝！」 「謝謝你，這些話對我很有參考價值。」

溝通大師戴爾•卡內基（Dale Carnegie）曾經說：「人類最深層的欲望，就是渴望得到別人的重視。」換句話說，每個人都需要得到他人的認同與關切。當你向對方表達感謝之意，就等於滿足了對方渴望獲得重視的欲望。更重要的是，這份感謝不但必須發自內心，而且要懂得適切表達。當你表達自己的感謝之意，對方也獲得滿足，可想而知，他一定也會對你心懷感謝。

（取材自《戒掉你的加班病》，松本幸夫著，春光出版。）