別再做資訊大恐龍

只要管控5％有效訊息，一切就在掌握之中
研究顯示，企業如果要阻止突發狀況發生並且發掘成長的機會，在手邊各種資料中，大概只須追蹤其中5%就綽綽有餘了。這些資料通常攸關營運上最關鍵的事項，如果能夠即時掌握，就足以讓經理人更清楚了解營運現況，不必想盡辦法滴水不漏地監管所有資料。
◎只有少數因素是真正「關鍵」的

要選出真正有用的資料，必須經過下列2道過濾程序：

第1道過濾——確認目標
1.列出公司要追求的目標，並且設定具體指標，能夠評量目標達成的進度。
2.列出各項目標的優先順序，按優先程度判斷哪些目標，是攸關公司或個人成敗的。
3.針對第2項步驟找出的各項關鍵目標，問自己：「跟這項指標相關的即時資訊，能不能讓自己迅速因應，扭轉情勢？」
4.有些關鍵因素或肇因事件可能會影響這項指標，把這些因素和事件全部列出來。
5.根據這些關鍵因素或肇因事件的影響程度，排出先後順序。
6.有些即時資訊是跟上述關鍵因素或肇因事件相關的，評量這些資訊能不能讓自己有效因應相關變化。

第2道過濾——檢驗目標
實施程序，是要問自己以下4個問題：
1.這項目標是不是帶有適切的資訊，有助於公司達成願景和宗旨？
2.這項目標是不是符合公司當前的各項優先事項？
3.這是不是能夠協助公司達成目標的關鍵資訊？換句話說，是不是單單靠這項資訊，就足以驅策我們採取行動？
4.達成目標與否，會對公司產生什麼影響？

案例：商務旅行是航空業的領先指標

航空業有項知名的特色是，該產業的景氣震盪非常劇烈。在這個產業中廣為應用的其中一項指標，就是收費里程數，也就是付費乘客飛行的里程數。在2000年由於這項指標攀升，許多航空公司就著手和員工協商新的勞動契約，並且增購新的客機，卻因為2001年航空業景氣大幅滑落，使得許多交易不得不告吹。如果航空業者不是光追蹤收費里程數，而是即時追蹤資訊科技企業或人員商務旅行創造了多少營收，應該就可以更確切預測未來景氣的走勢。

◎如何打造即時企業

想要靠即時資訊和發掘稍縱即逝的機會獲益，必須調整公司的政策。最終的目標就是，要讓公司成為「即時企業」，這種企業能夠從各項重要的營運流程中，發掘各種稍縱即逝的機會，即時監管、掌握、分析、報告並且因應任何會影響公司成敗的事件。
要打造即時企業，必須經過下列步驟：

一、著手發掘稍縱即逝的機會
例：通用汽車目前在裝配流程中設置了3個品管點，不是等到裝配完成才檢查汽車有沒有問題。設置品管點可以很快發掘產品的問題，並且盡快處理。

二、讓公司上下都能夠發掘機會
例：通用汽車開始每天呈報銷售狀況，只要銷售情形不佳，就會馬上採取行動。在2001年時，北美市場的市占率出現成長，這是10年來的首度成長。

三、全面改造營運流程，提升應變能力
例：通用汽車在1999年通用推行名為「加速」的新計畫。為舉辦為期一天的研討會，找不同部門的人員齊聚一堂，集思廣益找出有待改進的面向，並且提出各種改進方案。

>>>如何篩選出「化危機為轉機」的關鍵5%~ 請見《大師輕鬆讀》6/07出刊第231期：〈別再做資訊大恐龍〉