專案話題╱高效率時間管理

聯合新聞網　2009/10/19 在筆者輔導的企業、政府單位中從事專案管理的工作人員，時間管理對他們而言是相當困難的 因為大部分的老闆（長官）認為專案不需要太多管理者，有專案經理（負責人）負全責就夠了，所以在專案的組織中，技術人員往往被優先任用，管理者則是能免則免。

專案經理要準備各種書面報告、處理內部外部的溝通、解決衝突、危機管理、風險管理以及變更計畫等等，時間往往不夠用。然而時間就是金錢，當失去或是未善加利用時間，它是不會回頭。對專案管理者而言，時間更是一種約束，當失去或是未善加利用，時間將拖垮專案，重傷專案，讓專案陷入災難，所以必須要高效率管理時間，使它完全受控制，並轉換為財富。

時間管理運用對專案經理而言相當重要。我所輔導的企業中，專案經理常告訴我，他面臨最大問題是無法說「不」，所以問題每天成倍數成長，時間根本不夠用。

我跟他建議，若員工（或上司）帶著問題需要你建議（大部分是要將問題丟給你，就是你的問題了），不用說不，但是處理方法有三：首先剔除不屬於你的問題；其次，若是要參與解決，必須明確告知對方，問題還是屬他負責；最後，問題若要你持續參與到結束，要提醒員工或是上司要共同決策，且問題仍是屬於他個人。如此，員工或上司意識到不將問題轉移給你，他們就學會自己處理及決策，而你的時間壓力就會減少許多。

當然每個企業環境、文化以及專案經理人的能力限制因素不一樣，時間管理的技巧上略有不同，但有效的時間管理是有技巧的。專案經理人首要是學會說「不」，但不是龜縮，其次還有許多小撇步：

委派任務，分工設職，按照計畫（表）行事，不要當全包公（婆）。

立即開始，快速抉擇，向前看，會議參加有專人負責（不要參加每個會議）。

先做困難的，拒絕做不重要的，常問自己：這份工作重要嗎？

控制打電話及發e-mail的時間，輕裝出差，並在途中工作。

了解自己的能力及限制，並做例外管理。

除了以上的時間管理技巧之外，專案經理人應該常常自問：現在的工作是否根本不必做？這件事其他人是否做得更好？其他事其他人是否同樣能做好？有沒有建立工作的正確優先順序？

經過這樣不斷檢查自我詢問，以及巧妙運用時間管理技巧，專案經理人就能高效率管理時間，並轉換成專案的績效及創造優質的專案工作環境。

（作者是台灣專案管理學會產業策略聯盟主委暨日本聯絡處代表）

【經濟日報/作者邱伯浩/20091015】