【簡報的技術】『思考自己和對方要什麼』，釐清簡報目的

整理‧撰文 / 謝明彧 編輯 / 齊立文 文章來源《經理人月刊》7月號 想做好一場簡報，事前準備工作絕不可少，務必先確認以下3個要素：目的、對象、時間。上台前多花點時間思考「自己要什麼」與「對方要什麼」，才能提升簡報內容一語中的機率。仔細觀察，有些簡報之所以做得很差勁，往往不是因為簡報者的口才不好，或是提供的資料不夠豐富，而是簡報者事前並沒有認真思考過簡報的對象與目的，只是單純地把手邊資料丟出來，導致「簡報內容不符聽眾需求」。

日本簡報諮詢顧問天野暢子在著作《不必說話就贏的簡報術》中提及，想做好一場簡報，事前務必先確認以下3個要素：目的、對象、時間。

目的確認： 從期望結果出發，決定簡報內容

天野暢子指出，簡報目的就是「為對方說明自己所擁有的事物，促使對方做出行動與決定。」簡單說就是，你希望聽眾在聽你做完簡報之後，帶著什麼樣的想法離開？例如基金說明會的目的可能是「顧客決定下單」；部門會議簡報的目的則可能是「主管對A議題做出決策」。由此可見，清楚掌握自己期待聽眾產生什麼樣的反應，將決定簡報的內容呈現。
只不過在實務上，「簡報本身」與「簡報目的」經常被混為一談。天野舉例，每當她詢問客戶希望得到什麼樣的結果時，許多人都會回答，「我希望在○人面前，針對△主題發表□分鐘的簡報。」在她聽來，這只是著重於簡報的「發表」，完全忽略了簡報所欲達成的「結果」。
「一場簡報如果最後只得到一句『謝謝你精彩的說明』，是不具任何意義的，」天野強調。
想釐清簡報目的，《成功簡報》一書作者珍妮佛．羅騰多（Jennifer Rotondo）建議，可先自問「我為什麼要做這次簡報」，答案中必須包含兩個部分：

1.主題：簡報究竟是什麼？（What）
必須釐清簡報的主題（包括範疇與深度），例如是建議重新編寫員工手冊，或是調整對於新產品負面報導的應對方法；也必須確認有哪些事物不應出現於簡報中，例如尚未定案的產品開發計畫，或預算規畫案。

2.原因：為什麼要做簡報？（Why）

簡報者必須想清楚自己究竟期望做些什麼，是提供聽眾資訊、說服他們同意某事，或是激發他們採取某些行動？珍妮佛認為，簡報目的中的「原因」常常比「主題」更重要，也是避免簡報成為資料堆砌的關鍵。無法掌握簡報主軸，簡報架構便很容易失焦。

對象確認： 知道對方是誰，了解對方要什麼 

對很多人來說，確認簡報的對象，似乎是多此一舉。問題是，「知道」並不等於「了解」，珍妮佛提醒，簡報者必須掌握「聽眾對你的簡報主題到底了解多少」，以及「他們又為什麼需要多知道一點」。
天野暢子也認為，簡報者如果不知道「對方對什麼事物有所期待」，就無法決定該採用何種說服方法，因為即使是傳達相同的內容，對象是商業人士或學生，用語就會有所差別；而同為商業人士，面對基層員工與高階主管時，簡報方式也大為不同。
因此，對象確認的第一步就是「了解聽眾特性」，包括簡報對象的人數、性別、年齡層、知識水準、職位，甚至是背後決策者的期望與嗜好等等，以便找出符合聽眾需求的簡報內容與風格。
第二步則是「理解對方需求」，揣測對方可能會考量的面向或重點，然後在簡報中加入足以說服對方的說明。

時間確認： 剩多少時間，決定簡報製作方式 

「沒有確實掌握離截止交件還有多少時間，就無法決定簡報的製作方法，」天野暢子說明，只有半天準備時間的簡報檔案，和擁有一天、一周、一個月時間的簡報檔案，製作方法完全不同。道理很簡單。如果交件時間是在數小時後，就只能套用舊資料、換掉專有名詞和日期，或每頁僅以一行文字說明訴求重點；擁有一天以上製作時間的簡報檔，則可在既有資料中加入其他數據，或重新繪製圖表；時間更長者，甚至可召集相關人員重新調查統計，製作全新的簡報檔。
所以就算對方只丟下一句「很急」或「盡快」，也務必要確認「到底是下午就要？明天才要？或是一周後再給也可以？」以免發生圖像完成，文字說明卻草草了事，或來不及準備佐證資料等情形。
事前準備工作的確實執行，是成功簡報的基石。上台前多花點時間思考「自己要什麼」與「對方要什麼」，才能提升簡報內容一語中的機率，讓簡報發揮最大效力。