把握溝通時機的3個關鍵

整理•撰文╱鄭君仲 文章來源《經理人月刊》2007年10月號 

 「要以對方可以了解的形式，表達自己的心意」，這是溝通最主要的目的，但是要確實能夠做到這一點，什麼事情是不可或缺的呢？ 日本知名職場顧問、人力採用戰略研究所董事長桑原晃彌認為，溝通的方式有很多種，稱讚、斥責、道歉等等都是。但是桑原強調，溝通只要錯過「時機」，就毫無意義，有時候還會造成反效果。所以傳達心意，重要的是不可弄錯時機，他並提出以下3個關鍵原則：

1.祝福要在「當場傳達」 當別人達成某種成果時，最好當場坦率地加以稱讚。如果你想「現在很忙，以後再說吧。下次見到他的時候，再告訴他吧！」把讚美延後，你會被視為是嫉妒他人的成功、沒有自信的人。錯過時機的恭喜，不只無法傳達你的心意，甚至會被當作是諷刺或社交辭令。

2.道歉要在「事發當天」 比如說，你與上司出了問題，即使你認為「我沒有錯」，但是在下班回家的時候，只要一句道歉說：「今天給您添麻煩了」，第二天你們的關係，就會大為不同。如果你鬧意氣，把這件事情放著不管，你就錯過和好的機會了。

3.注意要比「期限還早」 比如說，客人有什麼要求的時候，即使客人沒說「請趕快」，也要快速回應，這是基本的原則。有些事情確實是要花時間去做的，但是迅速的回應，會提高客人對你的信賴。就算聽到答錄機訊息、或是收到傳真的時候，只要一句「我知道了，詳細情況明天再談」就可以了，只要儘早給對方答覆就可以了。