有效率開會的方法－－別忘了，開會要花成本的！

▼在地方法 文／世新大學圖文傳播暨數位出版學系所長　王祿旺 ■ 有效率開會的方法－－別忘了，開會要花成本的！ 相信對很多在職場上工作的人而言，「開會」經常是頭號時間殺手，因此如何提高會議效率，就變成為重要的議題。就我個人的經驗而言，要讓會議有效率首先要先建立起時間成本的概念。所謂時間成本的概念其實很好計算，比如說一個人月薪3萬元，除以一個月30天，那麼一天的工資基本上就是1,000元，如果會議用去半天時間，每個人開會的時間成本就是500元，一個人500元，若有10個人與會，那這場會議的成本就是5,000元。有了這樣的時間成本概念，大家就會有積極提升會議效率的心態，而提升會議效率的辦法，不外就是會前準備充實、會中有效控制，以及會後追蹤管制。說來確實簡單，但究竟要如何準備、如何控制、如何記錄與追蹤，當然就是重點所在。我相信每個人都有不同的方法，這裡僅分享一些我個人的經驗： ‧會前準備 1.確認會議目標，並依目標找到適當參與人 2.會前先溝通，蒐集提案 ‧會中控制 1.有人離題或發言太久，就要立刻制止 2.以輕鬆的態度，機敏的心情來主持會議 ‧會後追蹤檢討 會議切忌，會而不議、議而不決、決而不行，這樣的會就不用開了。總之開會就是要符合SMART原則聰明有效。SMART的會議是指：1. 會議目標明確〈Specific〉2. 績效可予平量〈Measurable〉3. 具體可行〈Attainable〉4. 與企業目標相符〈Realistic〉5. 具時間效力〈Timeliness〉。