【管理的減法】以少勝多 簡單比聰明更重要

管理的減法】以少勝多 簡單比聰明更重要 撰文╱鄭君仲 文章來源《經理人月刊》2008年5月1日5月號
管理的目的是要讓事情更單純，而經理人的主要工作就是要不斷除去多餘、無用的部分，回歸到簡單的本質，將力氣用在正確的地方，順利地把事情做對、做好，這套「少就是多」的簡單管理原則，正是所有高生產力公司共有的鐵律。

「管理，可以變簡單嗎？」

對經理人來說，這是一個很難回答的問題。從本質上來看，管理的目的，就是要讓事情更單純，使管理者可以找出最適宜的方式，達到最大的成果。但是要做到這一點，對大多數經理人來說，卻沒有想像中簡單，而且往往適得其反，總是不自覺地讓事情往複雜的方向走。

蘋果公司（Apple）的前執行長約翰•史考利（John Sculley），就是典型的例子。史考利曾在一場演說中提到他對簡單的看法，他認為身處在工業時代，事情往往容易變得更複雜，所以現代人最好要開始懂得將事情簡化。只是，史考利雖然這麼說，自己卻無法做到。他投入大量的資源，研發出「牛頓」（Newton）這款號稱「個人數位助理」的電子產品。雖然牛頓的功能在當時可說是十分先進，但操作起來實在過於複雜，使得牛頓的銷售一敗塗地，最後還讓史考利因而下台。 經理人愛把管理變複雜

為什麼企業的經理人，常會讓複雜凌駕於簡單之上？這和心態有密切關係。元智大學管理講座教授許士軍就指出，當企業面對變動莫測的狀況，本身又是具有一定規模的組織，在經營上就會傾向先有詳盡的計畫再逐步實行，並且會將構想細密分工、增加許多協調控制機制，以求充分掌握執行過程。在這樣的狀況下，自然就會逐漸讓管理複雜化。

《80╱20法則》（The 80/20 Principle）的作者理查•柯克（Richard Koch）則反諷地說，其實很多企業的經理人本就喜愛複雜。對這些經理人而言，複雜是思考上的挑戰，使人精神為之一振；複雜是平日單調工作中的酵素，使工作更有意思。所以企業的管理會變得複雜，有一部分也是因為這些經理人的推波助瀾。

在這樣的情況下，經理人可能時常被動或主動地讓事情「不簡單」，如果想要把事情簡化，甚至還可能受到以下的質疑：
˙被批評為「不懂狀況」，因為對於複雜的問題，就該用複雜的解決方案。
˙別人會跟你說「我們全知道」，因為簡單的解答看起來太基本了，問題應該還有更炫、更精彩的答案。
˙別人會罵你「很懶」，因為要解決問題就要有一堆佐證的資料和許多方案，如果只有簡單的方法，就是不夠用心。 贏家的鐵律，就是簡單

但是，管理工作如果讓複雜凌駕簡單，柯克認為很可能會讓經理人付出許多代價。比如說，複雜的產品線，物流成本和行銷難度就會增加。複雜的工作流程，會浪費大家的時間和精力。複雜的策略，會讓組織失去方向和士氣。複雜的階級體制，則會降低溝通的效率、甚至喪失員工的信任。

針對這一點，奇異公司（GE）前總裁傑克•威爾許（Jack Welch）提出了他的看法。「企業界過去傾向於將一切複雜化，連生活上很多事情也完全複雜化了，」威爾許指出，「在未來幾年，我們要開始努力進行簡化，在溝通、生產各方面都要更簡單地進行。」

德國管理顧問岡特•侯默（Gunter Rommel），曾經針對39家德國公司進行一項研究，他發現在市場贏家和表現平平的公司之間，只有一個顯著的區別：單純與否。比如說市場贏家的產品類型比較少，顧客數目比較少，供應商也往往比較少。

另一位管理顧問傑森•詹寧斯（Jason Jennings）則在全球各地找出10家最具生產力的企業，結果也發現高生產力公司的共有鐵律就是「少就是多」，這些公司總是一切力求簡單、明白，以求發揮最大的力量。

回歸簡單把事情做好

舉例來說，美國諾斯壯百貨（Nordstrom）一直以出類拔萃的服務聞名，因為諾斯壯的經營目標非常簡單，就是「提供最卓越的顧客服務」。在諾斯壯的員工手冊上，只有一條員工守則：「在任何場合，運用個人良好的判斷力，這是唯一的規則。」所以諾斯壯的員工很清楚工作的核心目標是什麼，因而在面對顧客時，都能致力於滿足顧客的各種需求，而創造出驚人的服務品質和口碑。

被譽為「歐洲沃爾瑪」的德國阿爾迪超市（Aldi），也是化繁為簡的高手。阿爾迪超市的企業文化很注重簡單，強調以簡單的產品選擇（全店只有大約600種商品）和定價策略、樸實的裝潢和設備，專注滿足顧客「便宜、方便」的購物需求，不僅成為德國最大的超市，也讓企業在管理上可以更簡化、更有效率。

至於知名日用品製造商寶僑（P&G），則特別注重組織溝通的簡化。多年來，寶僑一直有「一頁備忘錄」的傳統，也就是所有的報告盡量用一頁的篇幅來呈現。

對於這項作法，寶僑的前總裁艾德•哈尼斯（Ed Harness）曾表示：「將事實或意見摘要於一頁的簡單書面報告，就是我們決策的基礎……這樣所有注意的焦點，就會放在那些真正重要的事情上。」

由此觀之，簡單可說是現代經理人的管理必修課，但要具有化繁為簡的能力，阿爾迪超市前總裁、德國知名管理專家迪特•布朗德斯（Dieter Brandes）認為，經理人需要注意幾件事。他指出，經理人必須要能夠設定明確的目標，要能專注在要達成目標所要做的事，並且有勇氣捨棄不必要的枝節，然後必須要懂得信任別人、信任自己。能把這幾件事做好，就可以讓管理工作往簡單的目標一步步邁進。

宜家家居（IKEA）家具的創辦人英格瓦•坎普拉（Ingvar Kamprad）曾被問到，為什麼宜家家居以簡單作為企業的中心文化，坎普拉以他一貫簡潔的語氣回答說：「簡單是一種美德，簡單會增加優勢。」當管理變得複雜，往往就會僵化而脫離人性。但如果能不斷除去多餘、無用的部分，回歸到簡單的本質，就能將力氣用在正確的地方，順利地把事情做對、做好。這不正是管理最美好的境界嗎？