出版人的時間管理

作者：王乾任

每年台北國際書展的時間，多落在農曆年節前後、學校放寒假期間。好比說今年(2012年)，台北國際書展於九天的農曆年假期後展開，為期六天。也就是說，年假九天加上書展六天，有將近半個月時間，出版社處於無暇編務的狀態。

如果出版社沒有事先認知此一狀態，在編輯工作上進行「時間管理」，恐怕很多人都要倒大楣，像是外包文編、美編、排版公司，或者是負責書展規劃同時又得兼著圖書製作的編輯。

我有一些Soho朋友，每年到了一月，就忙到爆肝，沒日沒夜的趕工，原因無他，書展加過年將近半個月的編務停工時間，許多工作都得提前完成，再加上原本表定的工作，於是乎幾天幾夜沒睡覺，成了常態！

出版社明知道每年都會發生的事情，如果因為承擔苦果的是外包人員而懶得事先進行編務工作的規劃，把自己時間管理的疏失丟給外包編輯去承擔，說真的，這實在不是很好的協力網絡經營方式。

交稿與回稿，是需要時間作業的

不僅如此，出版社編制內的編輯，在與協力網絡合作時，還經常有一項時間管理上的盲點。

那就是不把外包編輯當人看，大概假設外包編輯都不需要睡覺、吃飯，不須要過正常的日常生活，常會發出不合理的工作要求，例如今天給案，要求明天交稿。也就是說，要外包編輯在半夜趕工就對了。

這樣還不打緊！

更常發生的情況是，發案方總是把工作時間壓縮得很短，給的理由是「趕在X月X日前要出版，已經和通路談妥合作…」。然而，當外包Soho犧牲睡眠與飲食時間，死趕活趕，終於在發案方要求的「死線」(deadline)之前交了，結果過沒多久，才又說書決定延後出版了。而且，一點愧疚感都沒有。當然，款項還是要出書之後才會付。

這樣的情況一再上演，除了發案人欠缺同理心之外，我個人認為，出版社編務工作方面的「時間管理」，更根本來說，沒有從決定出一本書之初就針對編務流程設計好工作時間的預估與掌控，沒有事先想好由哪些人來組織一隻最適合此一書籍製作的協力網絡，才是根本原因。

書籍編製的執行排程設計

打一本書拿到版權，到出版上市，其中每一個環節要使用多少時間、交稿回稿的物流時間(預留多少時間當寬限期)，找誰來負責，都應該有詳細的排程規劃。

每年每月要出多少書，哪些時間出，什麼書可以預先做好存檔備發，也都應該在行事曆上預先排定進度。

此外，碰到國定假期、周休二日、連續假日該如何利用，出版社也應該在每年的歲末年終，召開來年的工作會報時，就討論清楚。

好的執行團隊，應該有一直可信任、高效率、長期配合的外包團隊。每一個外包工作者的強項/弱點，來年的工作行程，平常的工作效率，收費標準…都應該清楚掌握，最好做成表格管理，不讓自家的書同時有太多本卡在一個外包單位手上，忙不過來。工作效率不佳(如，老是拖稿或得不斷改稿)或成果不好的外包工作者，應該剔除。

反過來說也是一樣，外包工作者如果碰到老是要求改稿最後卻選用第一版本稿件，老是要求趕件最後卻說不趕著出的發案單位，不妨也壯士斷腕，拒絕往來，畢竟時間成本是很昂貴的，不接此類公司的案件所省下的時間，可以開發其他更好合作的廠商。

也因此，外包Soho要比發案單位更懂得進行時間管理，替自己的檔期做安排。例如每年歲末年終，先和自己固定合作的廠商洽談，要求對方給自己多少工作，安排在哪些時段，最好還能有附加條款，像是發案單位要求臨時趕工或發特急件時，要加價收費。

總之，要敢於在商言商，把付款方式談清楚，切莫心軟讓廠商來拗，一但開了先例，只會讓時間管理不善的廠商食髓之味，不知檢討自己的作業流程疏失，反而一味要求外包廠商配合其無理要求。

時間(成本)就是金錢

前一陣子，一個朋友跟我抱怨，某個發案廠商信誓旦旦要求他趕的稿件(說是國際書展要時要推出的重點新書)最後延遲了，而且還不是延到下個月，而是延到第二季，付款方式也沒變，同樣是出書後再開票(而且票期很長)。

無論對出版社還是Soho來說，時間(成本)就是金錢。一本書能早一天出版，就能早一天開始賣錢(收帳)，少一天的人事、廠房等成本的支出，能夠建立高效率的出版流程，對出版社來說，能省下公司營運的固定成本的攤提比例，還能增加創造營收的機會。

對Soho來說，與制度化、有規劃，懂時間管理的發案公司合作，不需要老是讓特急件或太過短的交稿週期壓榨，可以確保自己的工作品質不會因為工作時間太短而破壞，也可以確保自己的工作時間不會被拉得太長而犧牲工作以外的其他事情，更可以確保自己收款上的順利(老是拖延出版，又要在出版後才付款出版社，絕對不是好的合作廠商，你無法保證哪一天他就突然倒閉，欠下一大筆帳款不付)，若非不得已(人情債、菜鳥新手練經驗)，千萬不要和時間管理不良的發案單位合作，避免自己做白工，浪費時間在趕其實並不用趕的工作。